6 dicas para ajudá-lo a manter seus funcionários organizados e motivados

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A motivação é vital para qualquer indivíduo que esteja na força de trabalho. Se a motivação de um indivíduo for reduzida, é provável que ele mostre essa fraqueza a outros colegas, e isso pode ter um efeito indireto na empresa.

6 dicas para ajudá-lo a manter seus funcionários organizados e motivados

Quer você esteja administrando uma grande empresa ou apenas um pequeno escritório, é obrigatório ter funcionários dedicados e motivados. Muitas vezes, sua equipe de escritório está repleta de ideias e energia.

O caos que pode resultar de uma equipe não controlada pode ser caro. Além disso, também pode haver outros funcionários que estão simplesmente desmotivados para fazer seu trabalho direito.

Este artigo pode ajudá-lo a resolver esse problema, dando-lhe ideias sobre como organizar e motivar seus funcionários.

Certifique-se de que cada funcionário tem uma descrição clara do cargo

A primeira das muitas dicas para manter seus funcionários organizados e motivados é garantir que todos tenham uma descrição de cargo.

Cada funcionário precisa saber o que deve fazer e quando.

Mesmo que você tenha pessoas com cargos diferentes, como recepcionista, guarda-livros e escriturário, cada um deve ter uma descrição de cargo específica para que tenham certeza de suas responsabilidades.

Isso permitirá que eles saibam exatamente o que devem e o que não devem fazer.

Isso é importante para evitar qualquer sobreposição de tarefas, o que só pode deixar todo o fluxo de trabalho desorganizado.

Tenha um sistema de rastreamento automatizado para cada funcionário

Mesmo se você estiver administrando uma pequena empresa, é útil ter um sistema automatizado de controle de tempo.

Cada funcionário deve saber seu horário de trabalho individual e expectativas de horas extras.

Por parte dos funcionários, isso os levará ao caminho certo, uma vez que comecem a cumprir suas responsabilidades do dia.

Para você, do lado do negócio, permite que você garanta que nenhum tempo será perdido.

Qualquer tempo que deve ser deixado para trabalhar é feito exclusivamente para o propósito pretendido.

Saber quanto tempo você tem disponível para cada tarefa é vital.

Isso manterá todos focados em suas tarefas e evitará o microgerenciamento.

Se os funcionários sentirem que seu trabalho está sendo interrompido ou apressado, eles perderão o foco e a eficiência será prejudicada.

A tecnologia está melhorando todos os negócios de muitas maneiras, então não há nenhuma razão para que você nem se dê ao trabalho de se inscrever para esses dons da tecnologia.

Além dos dispositivos de controle de tempo, existem muitos outros que você pode usar para melhorar a organização e a motivação dos funcionários.

Isso inclui discussões virtuais completas com o uso de um quadro branco online e compartilhamento de arquivos online, entre outros.

Certifique-se de que cada funcionário é responsável por seu próprio trabalho

Outra das muitas dicas para manter seus funcionários organizados e motivados é garantir que cada um seja responsável por seu próprio trabalho.

Quando cada membro souber exatamente qual é sua parte na conclusão de um projeto, eles se sentirão motivados para assumir seu papel.

Isso ocorre porque seus funcionários sentiriam que fazem parte de um quadro mais amplo.

Se você faz seus funcionários se sentirem responsáveis ​​por uma tarefa específica, eles nunca devem se sentir apressados ​​ou forçados a fazê-la.

Eles simplesmente terão a iniciativa de fazer isso por conta própria, para toda a equipe.

Forneça aos seus funcionários uma área de trabalho boa e funcional

Também é muito importante que cada funcionário tenha sua área de trabalho.

Dê a cada funcionário seu próprio espaço. Você precisa dar ao funcionário a liberdade de planejar, projetar e organizar seu espaço de escritório.

As pessoas ficam mais motivadas quando se sentem confortáveis ​​e confiantes para trabalhar em seu pequeno espaço ou cubículo.

Primeiro, você precisa se certificar de que cada mesa está organizada de uma forma que permita aos funcionários realizar o que estão fazendo.

Caso contrário, eles acabarão correndo para concluir suas tarefas, o que pode afetar a qualidade de seus resultados.

Se isso acontecer, você acabará perdendo valiosas horas de trabalho.

O resultado final é que seus funcionários devem sempre trabalhar em um ambiente de trabalho favorável.

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Quando eles vão trabalhar para você o dia todo, é justo que fiquem confortáveis ​​para que sua produtividade não seja afetada.



Mantenha todos os seus suprimentos armazenados no lugar certo

Outra maneira à prova de falhas de manter seus funcionários organizados inclui garantir que todos os suprimentos sejam armazenados em um local seguro.

Eles nunca devem se sentir perdidos ou confusos sobre onde os suprimentos podem ser encontrados.

No momento em que precisam de algo, eles devem ser capazes de encontrá-lo imediatamente.

Aqui estão algumas dicas que você pode aplicar quando se trata de manter todos os seus suprimentos armazenados em um só lugar:

  • Coloque etiquetas nos suprimentos para facilitar a localização dos itens.
  • Agrupe os suprimentos em diferentes recipientes de armazenamento de acordo com o tipo ou finalidade ou a classificação mais adequada ao seu negócio.

Quando você está tão organizado desde o início, também permite que seus funcionários permaneçam em um caminho organizado.

Dessa forma, seus funcionários podem manter esse padrão, sabendo que seu objetivo é administrar um escritório sem desordem.

Abra seus funcionários para novas oportunidades de aprendizagem

Aprender coisas novas é outra maneira de manter os funcionários motivados.

Mesmo que seus funcionários estejam nas mesmas posições há muito tempo, isso não significa que eles não tenham nenhum desejo de melhorar ou aprender mais.

Na verdade, quando uma pessoa aprende algo novo para melhorar suas habilidades, eles se tornam mais hábeis e interessados ​​em trabalhar duro para completar qualquer tarefa.

Considere esta oportunidade de aprendizado como algo totalmente pago pela sua empresa.

Embora isso possa custar um pouco para você no momento, a longo prazo, valerá a pena, pois isso traz mais retorno para sua empresa.

Quando seus funcionários sabem mais, eles se tornam mais relevantes para sua empresa.

Conseqüentemente, eles podem trabalhar mais juntos para aumentar a lucratividade da sua organização.

Conclusão

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Estas são apenas algumas das maneiras básicas de manter seus funcionários motivados e organizados.

Quando você está no mercado há muito tempo, entende que não é suficiente para manter a empresa à tona.

Em vez disso, o objetivo deve ser sempre aumentar a lucratividade e a competitividade.

Manter uma equipa de colaboradores organizada e satisfeita é uma das melhores formas de o conseguir.




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